Ako ušetriť na archívnych poplatkoch

Milí bádatelia, istotne mnohí z Vás dôverne poznajú situáciu, ktorú popíšem na nasledujúcich riadkoch. Mám za sebou úvodnú fázu svojho výskumu. Od príbuzných som nazhromaždil všetky listiny, fotografie a príbehy o mojich predkoch. Túžba po poznaní ich osudov mi však vraví, že o nich chcem vedieť viac. 

Kedy sa vlastne sobášili moji starí rodičia? A čo ten dedov otec, o ktorom celý život počúvam – odkiaľ pochádzal? Dožil sa narodenia svojich vnúčat? Keď zistím, že otázok je priveľa, zatúžim nájsť konečne aj nejaké odpovede.

A tak naberám odvahu a s odhodlaním navštívim štátny archív, teda miesto, kde by mi mali pomôcť zodpovedať otázky o mojom pôvode. Po vstupe ma milá archivárka usádza k stolu a keďže obdobie narodenia prastarého otca spadá do obdobia tzv. štátnych matrík, ponúkne mi, že za poplatok môžem do týchto starobylých kníh nazrieť. 

Keďže chcem vyhľadať záznam o narodení prastarého otca i prastarej mamy, situácia sa komplikuje. Obaja totiž pochádzajú z inej obce, a zároveň index k matrike ukazuje v oboch prípadoch viacero možných kandidátov. Musím teda pri výskume nahliadnuť do štyroch matrík. Rátam, či mám vôbec pri sebe dosť peňazí, a to ešte zvažujem, koľko budem musieť zaplatiť, ak sa rozhodnem pátrať ďalej do minulosti…

Ak ste sa v týchto riadkoch našli, dnešný článok sa Vám pokúsi poradiť, za akých podmienok môžete pri spracovaní rodokmeňa aspoň čo-to ušetriť.

Ak by sme celý obsah článku mali prerozprávať jednou vetou, potom máme možnosť ušetriť, ak žiadosť podáme elektronicky s kvalifikovaným podpisom, alebo ak poplatky uhradíme prostredníctvom služby eKolok. 

Elektronicky podaná žiadosť

Cenník služieb a správnych poplatkov, verejne prístupný na portáli minv.sk, vo svojej spodnej časti oznamuje bádateľom: 

„V prípade, že sa úkony a konania správnych orgánov vykonávajú na základe návrhu podaného elektronickými prostriedkami, ktorý je podpísaný elektronickým podpisom alebo podania autorizovaného podľa zákona o e-Governmente, prípadne prostredníctvom integrovaného obslužného miesta, výška správnych poplatkov je o 50 % nižšia, ako je stanovené v sadzobníku správnych poplatkov. Zníženie sadzby poplatkov sa uplatní aj vtedy, ak sú súčasťou návrhu podaného elektronicky prílohy, pokiaľ sú tieto rovnako ako návrh podané v elektronickej podobe.“

V praxi to vyzerá takto. Najprv musíte požiadať o vystavenie Občianskeho preukazu (OP) s čipom, a následne si k nemu dokúpiť čítačku na občianske preukazy. V prípade, že máte vystavený OP, a zároveň poznáte tzv. BOK (Bezpečnostný ochranný kód), môžete si zriadiť elektronickú schránku prostredníctvom portálu slovensko.sk. Po zriadení schránky si cez aplikáciu v PC jednoducho za pár minút vytvoríte tzv. kvalifikovaný elektronický podpis. Elektronický podpis nahrádza pri kontakte so štátom overené podpisy. 

Keď túto úradnú tortúru jednorazovo zvládneme, môžeme v archívoch využívať 50%-né zľavy na správne poplatky. Postup je pritom jednoduchý, cez schránku zriadenú na portáli slovensko.sk odošleme žiadosť na MV SR s dovetkom, ktorému archívu je určená. MV SR následne žiadosť priradí príslušnému archívu, ktorý je povinný vymerať poplatky za zníženú sumu. 

Systém nie je pri prvom použití úplne intuitívny, no pomerne rýchlo sa naň dá naučiť. Nahrádza e-mailovú komunikáciu, a zároveň uľahčuje bádateľom život aj tým, že takto podaná žiadosť má automaticky overený podpis, a tak nemusíme chodiť za notárom, resp. na matriku a podanie žiadosti vybavíme z domu.

Vzhľad elektronickej schránky na slovensko.sk

eKolok

eKolok predstavuje moderný spôsob úhrady poplatkov v archívoch. Časy, keď ste museli po objednaní matrík odísť z archívu, kúpiť tam kolok a vrátiť sa späť, sú fuč. Pokiaľ máte dostupný internet v telefóne a ste aspoň trochu počítačovo zdatní, kolky (napr. k nahliadaniu do matriky) kúpite priamo na mieste.

Postup je nasledovný. Cez stránku Slovenskej pošty sa zaregistrujete do Platobného systému eKolok. Druhou možnosťou je stiahnuť si aplikáciu eKolok priamo do smartfónu a uhrádzať poplatky mobilom.

Registrácia je pomerne rýchla a plynulá. Bezprostredne po prihlásení máme možnosť vyhľadať službu, ktorú chceme uhradiť. Máme možnosť hľadať ju podľa názvu, kódu, resp. podľa sumy. Tých kódov je pomerne veľa a v prípade, že máme záujem o platbu cez eKolok, mal by nám pracovník archívu vedieť poradiť, aký číselný kód má služba, za ktorú ideme platiť. 

Pozor, systém nie je úplne šťastne vyriešený, a tak si vopred overte, či uhrádzate správny poplatok. Ak napr. zadáte do systému ako kľúčové slovo „nahliadnutie“, potom nájdete pre nahliadnutie do matriky kód 1040, ale aj 1284. Prvý z kódov však slúži na uhradenie poplatku, ak žiadate o nahliadnutie do živej matriky, ktorá je stále na Matričnom úrade. Iba kód služby 1284 Vás privedie k poplatku, za ktorý je možné získať zľavu 50%. 

Ako vyzerá používateľské prostredie aplikácie eKolok

Po otvorení správnej služby, v tomto prípade pod kódom 1284, nám systém umožní označiť krížikom, či máme záujem o zľavu za elektronické podanie. Softvér to nespraví sám, ale automaticky po kliknutí na okienko označené červenou šípkou sa cena služby zníži z 3 EUR na 1.50 EUR. 

Zľava z poplatku, príklad

Po zadaní platobných údajov z karty systém vytvorí eKolok, ktorý môžete ľahko stiahnuť do mobilu / počítača vo formáte PDF, a následne tento PDF súbor stačí odoslať archivárovi na dohodnutú e-mailovú adresu. 

Celý postup nezaberie skúsenému používateľovi mobilu / PC viac než jednu-dve minúty, no pri nahliadnutí do piatich zväzkov matriky mu môže ušetriť 7.50 EUR. Vo väčšine archívov by o tomto mali archivári vedieť, no vždy odporúčam vopred sa informovať, či túto formu platby budú akceptovať. Koniec-koncov, aj im to ušetrí prácu s vypisovaním pokladničného bloku.

Podobne jestvuje zľava aj na matričné výpisy vydávané archívmi (pozor, nemám na mysli oficiálne rodné, sobášne a úmrtné listy, ktoré vyhotoví matrika, ale výpisy z matriky, ktoré na bežnom kancelárskom papieri vystaví priamo štátny archív), a taktiež na rôzne osvedčenia, ine odpisy a podobne.

V závere upozorňujem, že eKolky sa týkajú správnych poplatkov. Napr. poplatok za fotenie v archíve k nim nepatrí, a tak sa naň nedá získať zľava.

Hoci často nejde o žiadne horibilné sumy, neváhajme ušetriť pár eur aspoň tam, kde sa dá.